Salah satu tanggungjawab yang paling penting yang dimiliki oleh perniagaan kecil adalah untuk membayar pekerjanya dengan tepat dan tepat pada waktunya.
Pada masa lalu, melakukan gaji adalah proses yang teliti yang memerlukan kakitangan HR untuk menjejaki masa kerja pekerja, mengira jam kerja lebih masa, atau menukar minit ke jam.
Masa dan sumber yang berharga dibelanjakan untuk memastikan undang -undang diikuti dan pekerja dibayar dengan betul.
Walaupun ada yang terus menggunakan kaedah tradisional untuk mengesan jam dan menjalankan gaji, yang lain telah mengambil pendekatan yang lebih moden.
Sistem kehadiran masa membolehkan pekerja memasukkan dan menguruskan jam mereka sendiri, mengeluarkan beban majikan.
Dengan menyelaraskan proses kehadiran, perniagaan telah menyelamatkan wang, peningkatan produktiviti, dan peningkatan pematuhan terhadap undang -undang buruh.
Berikut adalah segala -galanya untuk mengetahui tentang jam masa pekerja dan bagaimana organisasi boleh menggunakannya untuk manfaat mereka.
Berapakah jam masa pekerja?
Sistem jam pekerja adalahperantiItu mencatatkan masa permulaan dan akhir untuk pekerja setiap jam di tempat kerja. Bergantung pada jenis perisian penjejakan masa, pekerja boleh menumbuk melalui aplikasi jam masa atau pada konsol di tempat kerja.
Punch - dalam data secara automatik diintegrasikan dengan sistem perisian gaji yang digunakan oleh kakitangan HR untuk membayar pekerja selama berjam -jam bekerja. Tujuan perisian jam masa adalah untuk menjejaki dan mendokumenkan kehadiran secara elektronik untuk mengekalkan ketepatan gaji.
Terdapat lima jenis jam masa yang berlainan, termasuk -
1. Jam kad punch
Pekerja memasukkan kad kertas ke dalam mesin apabila tiba dan meninggalkan kerja. Mesin mencatatkan tarikh dan masa pada kad untuk menunjukkan masa permulaan dan akhir.
Oleh kerana kesederhanaan mereka, jam ini paling kerap dilaksanakan oleh perniagaan kecil yang tidak menggunakan pekerja terpencil.
2.Jam digital
Dengan jam masa digital, bukannya menyuntik kad punch, pekerja menggesek kad dengan jalur magnet melalui mesin. Mesin secara automatik menjejaki punch - pada tarikh dan masa untuk digunakan kemudian oleh kakitangan gaji.
Pad sentuhan elektronik adalah satu lagi jenis jam digital yang tidak memerlukan pekerja untuk memegang kad. Sebaliknya, pekerja meletakkan kod peribadi ke dalam mesin yang secara automatik menjimatkan punch - dalam data.
3. Perisian Stesen Masa
Perisian stesen masa membolehkan pekerja masuk dan keluar melalui komputer. Pekerja menggunakan satu komputer khusus untuk semua punch - ins.
Atau perniagaan boleh mengintegrasikan perisian dengan komputer peribadi untuk membolehkan pekerja memasuki masa di stesen kerja masing -masing.
Manfaat untuk perisian stesen masa ialah data masa boleh diintegrasikan dengan sistem perisian gaji, menjadikannya lebih mudah untuk menjalankan gaji kemudian.
4. Jam cap jari
Jam masa biometrik mengenal pasti seseorang melalui ciri -ciri manusia individu seperti cap jari.
Pekerja meletakkan jari mereka pada pengimbas yang mengenal pasti orang itu dengan memadankan hujung jari ke imej yang disimpan dalam pangkalan data pra - dalam pangkalan data. Sekiranya terdapat perlawanan yang tepat, mesin jam masa membuat bunyi terima kasih yang jelas.
Jam masa cap jari biometrik menghalang penumbuk atau penipuan kawan kerana cap jari adalah mustahil untuk menduplikasi.
Manfaat lain adalah bahawa pekerja tidak lagi perlu bimbang tentang mengingati kod atau secara tidak sengaja melupakan kad punch mereka di rumah. Sukar untuk melupakan bahagian badan!
5. Jam pukulan tangan
Jam pukulan tangan adalah satu lagi bentuk sistem pengesahan biometrik. Daripada cap jari, jenis jam ini menggunakan telapak tangan untuk mengesahkan identiti pekerja.
Pengimbas sepadan dengan sebahagian sawit ke imej pangkalan data pra - untuk mengesahkan pekerja. Seperti jam cap jari, jenis peranti ini juga membantu mencegah menumbuk dan penipuan buddy.
Mengapa jam masa penting?
Pekerja yang menggunakan aPeranti TimeKeepingMempunyai perwakilan yang tepat apabila hari mereka bermula dan selesai.
Majikan akan tahu tepat apabila ahli pasukan dijangka makan tengahari atau rehat, dan apabila dia sepatutnya kembali. Ini memastikan bahawa ahli pasukan tidak diminta untuk bekerja lebih daripada yang sepatutnya.
Sistem perisian masa yang berkesan juga memastikan semua orang bekerja apabila mereka sepatutnya. Pengurus boleh menggunakan punch - dalam data sebagai bukti untuk menghadapi mereka yang secara konsisten terlambat atau mengambil makan tengah hari yang berlebihan. Ini akan membantu memaksimumkan tahap produktiviti dan kecekapan dari masa ke masa.
Jam - dalam data secara automatik diintegrasikan dengan sistem perisian yang menjadikannya lebih mudah bagi kerani HR untuk menjalankan gaji. Integrasi gaji menjadikannya lebih mudah untuk mematuhi undang -undang buruh kerana terdapat data untuk membuktikan bahawa pekerja bekerja bilangan jam yang betul dan dibayar dengan sewajarnya.
Bagaimana jam waktu bermanfaat?
Jam masa menawarkan beberapa faedah kepada perniagaan, termasuk -
1. Menjimatkan masa dan wang
Secara automatik mengumpul data dan melakukan pengiraan - kerana punch - dalam data secara automatik dikumpulkan dan dikira, kakitangan HR menghabiskan lebih sedikit masa mengesahkan waktu dan menyusun melalui masa times.
Menyediakan kurang ruang untuk kesilapan manusia - secara manual menukarkan minit ke jam dan menganggarkan lebih masa adalah proses yang teliti yang mudah dikira.
Pengiraan yang tidak tepat memerlukan perniagaan sehingga 7% daripada kos gaji keseluruhan mereka. Ini juga menghasilkan lebih banyak kerja untuk meminda kesilapan dalam gaji kemudian.
Perisian jam masa menghapuskan peluang untuk kesilapan manusia dan menjimatkan wang dengan melaksanakan semua pengiraan yang diperlukan secara automatik.
Meminimumkan penipuan
Pekerja tidak lagi boleh meminta rakan untuk jam untuk mereka apabila menggunakan peranti jam masa. Sesetengah perisian timekeeping disatukan dengan GPS untuk memastikan pekerja berada di mana mereka perlu ketika menumbuk.
Ini juga akan menjimatkan wang dengan memastikan perniagaan membayar dengan tepat apa yang mereka berhutang kepada orang yang betul.
Menjadikannya lebih mudah untuk mengesan kos buruh
Perniagaan dapat melihat pekerja mana yang bekerja paling banyak jam dan bidang buruh yang paling mahal.
Perisian Jam Masa juga menunjukkan siapa yang menggunakan lebih banyak masa untuk menyelesaikan kerja dan bagaimana kos ini berkumpul dan dibandingkan dengan piawaian industri.
Perniagaan boleh membuat keputusan yang lebih tepat mengenai sama ada untuk mengupah lebih banyak pekerja atau menghadapi pekerja yang kurang produktif daripada yang sepatutnya.
2. Meningkatkan produktiviti dan penglibatan pekerja
Jam masa juga meningkatkan tahap produktiviti dan kecekapan sambil memaksimumkan semangat pekerja. Terdapat beberapa sebab untuk ini, seperti -
Majikan mempunyai akses segera ke data gaji - peranti timeKeeping memberikan perniagaan segera akses kepada data dan laporan yang menunjukkan kelemahan berulang atau ketidakhadiran yang berlebihan.
Dengan terus dimaklumkan, lebih mudah untuk menangani isu kehadiran dan meningkatkan produktiviti.
Pengurus dapat mengelakkan ketidakhadiran
Absenteeism menyebabkan gangguan berterusan dalam aliran hari - ke - operasi hari. Jam masa memudahkan majikan mengesan pekerja yang cenderung memanggil secara teratur. Majikan boleh bekerjasama dengan individu ini untuk mencegah dan meminimumkan ketidakhadiran masa depan.
Jam masa membantu meningkatkan budaya syarikat
Apabila terdapat fluks pekerja yang memanggil kerja, ada anggapan bahawa pengurusan adalah lemah. Kakitangan akan mengambil pekerjaan mereka kurang serius dan tidak bimbang untuk memanggil sakit.
Jam masa menjadikannya lebih mudah untuk menangani isu kehadiran dan mengurangkan ketidakhadiran, membantu meningkatkan semangat. Ini akan mengurangkan masalah kehadiran sambil meningkatkan tahap produktiviti.
Apakah peraturan jam masa pekerja?
TheAkta Standard Buruh yang Adil(FLSA) membenarkan satu set peraturan untuk jam pekerja, lebih masa, dan membayar. Berikut adalah peraturan dan peraturan penting untuk mengikuti -
1. Masa penjejakan
FLSA membolehkan majikan untuk mengesan masa apa pun cara yang mereka kehendaki selagi rekod adalah tepat. Pilihan termasuk -
Biometric clocking -Sebarang kaedah yang menggunakan pengimbas biometrik untuk mengesan punch - dalam data setiap pekerja
Jam kedekatan -Sistem yang menggunakan pelbagai kaedah seperti kad punch atau lencana ID untuk menguruskan masa pekerja
Pc clocking -Pekerja boleh menggunakan perisian untuk merakam masa mereka di komputer peribadi
Sms clocking -Ini memberikan cara untuk menjelajah melalui pemesejan teks
2. Pembulatan
FLSA membolehkan majikan untuk mengelilingi jumlah minit pekerja dan bukannya merekodkan bilangan minit yang tepat.
Perniagaan boleh mengukur masa dalam kenaikan 10 minit dan kemudian bulat atau turun bergantung kepada sejauh mana jumlahnya adalah kenaikan yang dikesan.
Sebagai contoh, jika seseorang bekerja 7 jam dan 58 minit, 58 akan dibundarkan sehingga 60. Ini bermakna pekerja telah bekerja selama 8 jam.
3. Peraturan 7 minit
Kebanyakan perniagaan mengesan masa dalam selang 10 hingga 15 minit. Untuk kenaikan 15 minit, 7 minit adalah pemotongan untuk bulat. Selama 8 atau lebih minit, majikan akan bulat.
Sebagai contoh, jika bekerja 4 jam dan 6 minit, majikan boleh turun hingga 4 jam bekerja. Jika bekerja 4 jam dan 12 minit, majikan boleh bulat sehingga 4 jam dan 15 minit bekerja.
Mengapa jam jam pekerja penting?
Melaksanakan peraturan masa yang berkesan adalah penting untukmematuhidengan undang -undang dan peraturan negeri dan persekutuan. Menggunakan jam masa akan meminimumkan peluang melanggar salah satu peraturan ini.
Bukan - Pekerja yang dikecualikan adalah mereka yang bekerja pada jadual setiap jam. Perniagaan dikehendaki mengesan jam dan rehat mereka dan mengimbangi mereka untuk kerja -kerja kerja lebih masa.
Kerana pekerja yang tidak ada bekerja dengan pelbagai jam, menggunakan peranti masa tamat membantu menguruskan masa mereka dengan tepat.
Semak untuk mengetahui sama ada Negara telah membuat undang -undang penjadualan ramalan yang memerlukan perniagaan untuk memberi notis lanjutan mengenai sebarang perubahan dalam jadual kepada pekerja yang dikecualikan bukan -.
Ia juga penting untuk memastikan sistem masa yang baik disediakan kerana perubahan jadual boleh menjadikannya lebih mencabar untuk mengesan masa secara manual.
Jam -jam bukan - Pekerja yang dikecualikan berhak membayar di negeri -negeri tertentu jika mereka berada di - call. Berada di - panggilan bermakna pekerja tersedia untuk bekerja dan sedang menunggu majikan untuk menghubunginya untuk masuk.
Di negeri -negeri tertentu, ini pada - pekerja panggilan dikompensasi walaupun mereka tidak dipanggil bekerja. Ia boleh menjadi sukar bagi kakitangan HR untuk mengesan masa - pekerja panggilan yang sebenarnya tidak berada di tempat kerja.
Melaksanakan sistem jam masa membantu mematuhi mana -mana peraturan negeri kerana pekerja panggilan - hanya dapat menguruskan masa mereka sendiri melalui telefon bimbit atau komputer peribadi mereka.
Peraturan FLSA menentukan bahawa pekerja yang tidak terkawal berhak untuk membayar lebih masa yang bersamaan dengan atau lebih daripada 1 dan kali gaji normal mereka jika bekerja lebih dari 40 jam seminggu.
Perniagaan bertanggungjawab untuk memastikan pekerja yang tidak ada yang bekerja lebih masa dibayar dengan tepat. Menggunakan jam masa untuk menguruskan jam kerja lebih masa akan mengambil tekanan dari kakitangan HR dan mencegah melanggar mana -mana undang -undang buruh.
Cara Mengurus Masa dan Kehadiran Pekerja
Berikut adalah amalan terbaik untuk menguruskan masa pekerja dan kehadiran di tempat kerja -
1. Penyelidikan Absenteeism Isu
Tentukan masalah ketidakhadiran yang wujud, mengapa mereka wujud, dan penyelesaian terbaik untuk menyelesaikan sebarang isu yang berlaku.
Melaksanakan pendekatan holistik yang meneliti punch bersejarah - dalam data, kawasan masalah tertentu, dan jabatan -jabatan yang mempunyai tahap ketidakhadiran tertinggi.
2. Strategi untuk mengurangkan ketidakhadiran
Sebaik sahaja punca utama ketidakhadiran dikaji dan dianalisis, menggubal strategi untuk memerangi masalah tersebut. Berikut adalah amalan terbaik -
Mengambil tindakan tatatertib- Mengarahkan jabatan HR untuk memantau ketidakhadiran dan menggubal langkah disiplin jika perlu.
Memerlukan pengesahan penyakit- Selepas 2 hari, memerlukan pekerja menunjukkan nota doktor untuk mengesahkan penyakit. Ini akan menghalang pekerja daripada memanggil sakit kecuali ada alasan yang diluluskan secara perubatan - untuk berbuat demikian.
Gunakan masa berbayarDari bank- Waktu berbayar dari bank memberi pekerja jumlah hari yang diperuntukkan untuk penyakit, percutian, atau tujuan lain. Menggunakan masa yang dibayar di luar bank membolehkan pekerja menggunakan budi bicara mereka untuk membuat masa - dari permintaan.
Ganjaran pekerja yang mematuhi- Melaksanakan sakit - Tinggalkan dasar insentif di mana bonus tunai diberikan kepada mereka yang mempunyai ketidakhadiran yang minimum. Ini akan meningkatkan tahap produktiviti sambil mewujudkan budaya syarikat yang menggalakkan pekerja mematuhi peraturan.
Menggabungkan program kesihatan- Kerana terdapat hubungan antara penyakit dan ketidakhadiran, melaksanakan program kesihatan mungkin merupakan idea yang bermanfaat. Jika mungkin secara kewangan, tawarkan keahlian gim atau memberikan senarai sumber kepada pekerja yang menggalakkan kehidupan yang sihat.
Mengapa Pelacak Kehadiran Pekerja Penting
Jam masa pekerja yang berkesan dan perisian kehadiran dapat menyelaraskan kerja, menjimatkan wang, dan mempromosikan kejayaan syarikat. Inilahsebab pentingMengapa Pelacak Kehadiran Matter -
Membuktikan keupayaan untuk menangani isu kehadiran
Adalah penting untuk memastikan bahawa sebarang dasar yang berkaitan dengan masa memecahkan masa atau hari sakit tidak disalahgunakan.
Mempunyai sistem masa yang berkesan akan membantu pengurusan menangani sebarang kebimbangan berterusan dengan orang yang sesuai.
Membolehkan majikan menampung pekerja terpencil
Menggunakan peranti penjejakan masa pekerja menguruskan masa pekerja terpencil dan menguatkuasakan akauntabiliti tanpa terlalu ketat.
Perniagaan yang ingin menjimatkan wang dengan menggunakan pekerja terpencil boleh yakin bahawa produktiviti tidak akan terjejas.
Memastikan ketepatan gaji
Sistem pengurusan kehadiran amat berguna untuk mengekalkan ketepatan gaji. Ia menghalang secara tidak sengaja melebihi atau membayar kurang - pekerja yang dikecualikan setiap jam kerana jam dikira tepat kerana ia dimasukkan.
Menggalakkan koleksi data produktiviti masa sebenar -
Menggunakan kaedah yang boleh dipercayai untuk mengumpul maklumat kehadiran masa sebenar - menunjukkan siapa yang produktif dan siapa yang tidak.
Pandangan tahap produktiviti yang tepat menjadikannya lebih mudah untuk disewa dan dijadualkan mengikut keperluan setiap jabatan.
Dari masa ke masa, ini dapat menjimatkan wang kerana perniagaan akan menyewa dan penjadualan berdasarkan data produktiviti yang boleh dipercayai dan bukannya naluri sahaja.
Menyelaraskan tugas gaji HR
Peranti timeKeeping membolehkan pekerja mengesan masa sendiri dan bukannya bergantung pada satu atau dua kerani gaji untuk menguruskan keseluruhan tugas.
Memberi bukti sekiranya berlaku tuntutan mahkamah
Peranti masa mengumpul jam tepat - dalam data yang membuktikan berguna sekiranya tuntutan atau audit dari IRS.
Maklumat ini boleh digunakan sebagai bukti sekiranya bekas pekerja cuba menuntut gaji yang hilang atau jika negara mendakwa ada pematuhan bukan - dengan peraturan FLSA.
Kesimpulan
Berikut adalah pengambilan utama untuk mengingati sistem pengurusan masa.
Pilih sistem pengurusan masa yang tepat- Memutuskan peranti mana yang optimum untuk keperluan syarikat. Pilihan termasuk jam kad punch, jam digital, perisian stesen masa, jam cap jari, atau jam tangan.
Ingat alasan untuk menggunakan jam waktu- jam masa menyediakan perwakilan tepat jam bekerja sambil mengurus maklumat gaji dengan tepat untuk kakitangan HR.
Menyelidik manfaat- Sistem pengurusan masa menjimatkan masa, wang, meningkatkan produktiviti, dan meningkatkan semangat di tempat kerja.
Tahu dan ikut peraturan FLSA- Research FLSA Peraturan bersama dengan peraturan negeri untuk memastikan semua undang -undang diikuti.
Strategi untuk mencegah ketidakhadiran- Melaksanakan dasar yang menggalakkan kehadiran. Sebagai contoh, menggubal langkah -langkah disiplin untuk pesalah berulang, menggabungkan program kesihatan, atau memerlukan pengesahan penyakit.
Ketahui Mengapa Menggunakan Sistem TimeKeeping penting- Di antara manfaat lain, sistem pengurusan masa meningkatkan ketepatan gaji, meningkatkan produktiviti, memberikan kembali - jam - dalam data, dan menyelaraskan kerja HR.
